O uso de novas tecnologias dentro dos negócios é um dos elementos que colabora para que seja possível obter resultados cada vez melhores, crescendo com bases sólidas. Diversos setores podem se beneficiar das tecnologias, inclusive o varejista.
De acordo com uma pesquisa da consultoria KPMG, publicada em Abril de 2020, “as vantagens competitivas do varejo nunca dependeram tanto da tecnologia como hoje”. Entre essas tecnologias, está o Business Intelligence ou BI.
Implementar o Business Intelligence é um passo para tomar decisões mais assertivas com base nos dados e otimizar o desempenho da empresa. Várias atividades se beneficiam dessa tecnologia, como a gestão de estoque e o controle de metas de vendas. Neste artigo você entenderá por que e como ele pode revolucionar uma empresa de varejo.
O que é Business Intelligence
Para que um negócio avance é importante que seus gestores não trabalhem movidos por palpites: as decisões precisam ser baseadas em informações. O grande problema reside em obtê-las.
Atualmente, existe abundância de dados disponíveis. No entanto, eles não podem ser utilizados puros para orientar decisões. É preciso processá-los para transformar em informação e, posteriormente, ajudar no trabalho dos gestores.
Por exemplo, saber que uma loja atingiu R$1 milhão em vendas no primeiro trimestre do ano não representa nada. Só é possível entender se esse número é satisfatório comparando com o quanto a loja vendeu no trimestre anterior, ou no mesmo período do ano passado, em relação à concorrência.
Essas comparações transformam o dado puro R$ 1 milhão em informação. Assim, o gestor poderá avaliar o desempenho em vendas e determinar as medidas mais adequadas para ajustar o curso do negócio.
Antigamente, a transformação dos dados em informações era feita manualmente. As empresas contratavam profissionais exclusivamente para essa tarefa. Porém, com o aumento no volume de dados, ficou mais difícil realizar esse trabalho à moda antiga. Por isso, foram desenvolvidas soluções de Business Intelligence (termo que em português significa Inteligência de Negócios).
São as tecnologias que permitem processar grandes conjuntos de dados e transformá-los em informações relevantes. Isso é feito com alto nível de precisão e rapidez, de modo que sejam soluções confiáveis que aumentem a produtividade na gestão do varejo.
Por que o Business Intelligence interessa ao varejo?
O motivo geral para aplicar o Business Intelligence no varejo é a possibilidade de melhorar a tomada de decisão. A partir de informações concretas e objetivas, ocorre maior chance de conduzir a empresa ao resultado esperado. Portanto, é uma estratégia para reduzir os riscos.
No entanto, podemos ver como essa situação se aplica em diferentes atividades dentro do negócio de varejo beneficiando cada uma delas. Confira alguns exemplos.
BI e gestão do estoque
Um bom exemplo está na aplicação do BI à gestão do estoque. Se uma empresa de varejo tem acesso à informação relevante sobre o que é vendido e o que tem no estoque, ela pode otimizar as reposições. É interessante lembrar que estamos falando de informações complexas (por exemplo, o acompanhamento do volume de demanda conforme a sazonalidade.
Dessa maneira, evita-se que seja gasto dinheiro na compra excessiva de itens com pouca saída, que ficarão encalhados nas prateleiras, podendo passar do vencimento e ser perdidos.
BI e composição do portfólio de produtos
Quando uma empresa de varejo precisa decidir quais produtos incluirá no seu portfólio e quais itens vai oferecer aos clientes na loja, o BI também pode ajudar.
Uma escolha errada é capaz de fazer a empresa perder muito dinheiro, como na escolha de um produto com baixa aceitação ou que passe despercebido quando ele poderia tornar-se best-seller nas prateleiras dos concorrentes.
Com Business Intelligence é possível obter informação sobre as tendências de interesse dos consumidores e apostar em itens com maior potencial para ser sucesso de vendas.
BI e gestão de fornecedores
Além de permitir uma gestão de estoque mais eficiente, o BI também é uma ferramenta poderosa para melhorar a gestão de fornecedores do varejo. Vale a pena lembrar que o comércio é dependente dos fornecedores e que falhas na cadeia de suprimento podem ter um impacto crítico no desempenho das empresas varejistas.
Com o Business Intelligence é possível avaliar adequadamente a experiência com cada um dos fornecedores, levando em consideração vários fatores, como preços, prazos de entrega, qualidade das mercadorias, problemas vivenciados nos contratos.
Assim, os gestores têm a informação necessária para selecionar de forma objetiva os fornecedores com os quais será mantido vínculo. Ao longo do tempo, são construídas parcerias sólidas com os fornecedores que garantem melhor experiência.
BI e metas de vendas
Outro exemplo interessante da aplicação do BI diz respeito ao controle de metas de vendas. Empresas de varejo podem trabalhar com várias metas simultaneamente: coletivas, individuais, valor, volume e categoria de item. Existem até metas negativas, como a do desconto.
BI e marketing
O BI permite aprimorar o relacionamento da empresa de varejo com seus clientes, pois transforma seus dados em informação para entender melhor quem eles são e criar ações de marketing bem direcionadas. Afinal, ações elaboradas sem foco no perfil do cliente correm um sério risco de “errar o alvo”.
Isso é importante às ações de trade marketing, voltadas à divulgação do produto no ponto de venda. O perfil dos clientes pode mudar conforme a empresa de varejo e até mesmo entre as diferentes unidades de uma mesma empresa. As ações devem refletir essas diferenças para falar diretamente ao público que frequenta e compra na loja.
BI e finanças
As decisões financeiras são mais complexas. Com o BI, é possível alcançar uma compreensão sistêmica das finanças da empresa de varejo, combinando dados sobre vários aspectos, como fluxo de caixa, taxa de inadimplência, nível de endividamento com instituições financeiras. Uma visão geral permite tomar decisões mais conscientes em relação ao seu reflexo.
Tenha em conta que as finanças são um sistema, cada um dos aspectos afeta os demais. Por exemplo, se a taxa de inadimplência aumenta, ainda que seja apenas 1%, ela enfraquece o fluxo de caixa, que dependeria dos pagamentos não realizados pelos clientes.
Pode ser difícil combinar todos esses aspectos em uma análise tradicional, mas, com a ajuda da ferramenta de BI e de seus poderosos dashboards (painéis de controle que combinam várias informações), é possível.
Como trazer o Business Intelligence (BI) para a empresa de varejo
Uma vez expostos os benefícios que o Business Intelligence oferece para uma empresa de varejo, resta saber como implementá-lo. Confira os cinco passos indispensáveis.
1. Alinhar o mindset da organização
Inicialmente é necessário alinhar o mindset da organização, isto é, o modo de pensar cultivado na empresa, com a proposta de usar informação para apoiar as decisões. Não importa quanto dinheiro será gasto para implementar a melhor solução disponível no mercado: sem alinhamento as pessoas não estarão comprometidas com essa proposta.
É possível encontrar alguma resistência, pois muitos profissionais acreditam que sua experiência e intuição são suficientes para tomar boas decisões. O caminho para mudar é educando gestores e colaboradores sobre como o Business Intelligence funciona e seus benefícios.
2. Pesquisar as soluções disponíveis
O segundo passo é pesquisar as soluções de BI disponíveis no mercado. Aqui, não se trata de selecionar as melhores, mas apenas de fazer um levantamento. É importante não descartar alternativas antes de avaliar os critérios importantes, o que será feito no próximo passo.
O número de soluções disponíveis aumenta a cada dia, graças ao avanço acelerado da tecnologia e ao aumento da demanda de empresas por ferramentas estratégicas. Mesmo que você já conheça um ou dois softwares de BI famosos, é aconselhável explorar as outras opções antes da contratação.
3. Comparar as soluções com os critérios certos
Chegamos ao terceiro passo, o momento de comparar as soluções e escolher a ideal para a empresa de varejo. Nesse caso, alguns critérios devem ser avaliados.
O primeiro critério é a praticidade. A solução ideal não exige que os usuários tenham conhecimentos técnicos. Além disso, ela gera informação em formatos facilmente digeríveis, como gráficos.
O segundo é a segurança. É importante que a solução tenha recursos para proteger os dados, evitando que sejam perdidos ou vazados. Tenha em mente que o vazamento de dados de terceiros, como clientes e fornecedores, pode ter consequências legais, já que é responsabilidade da sua empresa garantir que eles sejam protegidos.
O terceiro é a possibilidade de conexão com fontes de dados. Quanto mais fácil for levar esses dados ao software, melhor. Por isso, o ideal é que ele possa se conectar diretamente com diferentes tipos de fontes, como páginas da web, planilhas de excel e bancos de dados de outros softwares.
O quarto é o controle de acesso. As informações geradas pelo Business Intelligence não podem ser amplamente divulgadas, mesmo dentro da empresa. Algumas só devem ser acessadas por gestores. Por isso, é importante que o software ofereça meios de controlar quais informações cada usuário pode visualizar e editar.
Além desses critérios, fatores como custo, suporte, atualização em tempo real dos dados e possibilidade de usar o software via dispositivos móveis também devem ser considerados.
4. Preparar a equipe para o uso
O quarto passo é preparar a equipe da empresa para usar a solução escolhida no dia a dia. Apesar da praticidade ser um dos critérios na escolha, uma preparação é necessária para que a equipe entenda como essa nova ferramenta será integrada ao seu trabalho.
Essa preparação não ocorre uma única vez. Sempre que um novo colaborador entra para a organização, ele deve ser orientado sobre o uso da solução de BI. Afinal, muitos profissionais surgem de empresas que não usam essa tecnologia e estão tendo o primeiro contato com ela.
Também é uma boa ideia pensar em formas eficientes para responder as dúvidas que surgirão no dia a dia. Uma das alternativas é construir um manual interno, que pode ser ampliado conforme os colaboradores apresentam novas questões.
5. Revisar os processos
O último passo é revisar os vários processos da empresa que envolvem a tomada de decisão para avaliar onde a solução de Business Intelligence pode ser incorporada. Alguns deles já foram mencionados neste artigo: gestão de estoque, composição do portfólio de produtos, gestão de fornecedores, controle de metas, elaboração de ações de trade marketing.
Esses são apenas exemplos; os gestores de cada área devem revisar seus processos para descobrir outras oportunidades e situações em que é preciso tomar decisões beneficiadas pelo uso de informação. Depois de identificar onde o BI pode entrar, também é preciso adaptar os processos para incluir o uso dessa tecnologia.
Após implementar o Business Intelligence na empresa, com a equipe preparada e os processos adaptados, o varejo ganha diferenciação. As empresas varejistas que adotam o BI podem obter resultados melhores do que seus concorrentes, conquistar uma fatia maior do mercado e sustentar um crescimento racional.
Para ter bons resultados na implementação dessa tecnologia, os gestores (e até mesmo profissionais que aspiram a alcançar um cargo de gestão futuramente) precisam entender o Business Intelligence a fundo. Esse entendimento pode ser obtido com um curso de pós-graduação, já que, dada a importância da tecnologia, ela já é assunto abordado na grade curricular dos cursos de gestão de varejo. O foco não é técnico, mas gerencial e estratégico.
Quer saber mais sobre Business Intelligence e outros temas de interesse para a gestão de empresas de varejo? Acompanhe as publicações do LABFIN.PROVAR – FIA no Facebook e Twitter.