Planejar as despesas, receitas e investimentos de um negócio para um dado período é uma etapa importante para qualquer empresa, independentemente de seu tamanho e área de atuação. Entretanto, o planejamento orçamentário é apenas uma estimativa, que necessita de acompanhamento constante para que os resultados possam ser alcançados e mensurados na prática. Tal acompanhamento é o que chamamos de controle orçamentário.
Devido à importância dessa prática para as finanças corporativas, trazemos neste artigo algumas dicas básicas de como elaborar um controle orçamentário eficiente para os negócios.
O que é controle orçamentário?
Como já falamos mais acima, o controle orçamentário nada mais é do que o acompanhamento do orçamento planejado para um período pré-definido (geralmente, um ano). O objetivo dele é avaliar se e de que modo o planejamento está se desenvolvendo na prática.
Sabemos que os imprevistos fazem parte da realidade de qualquer negócio ou indivíduo e gerir a incerteza é uma tarefa cada vez mais requisitada, sobretudo para as lideranças.
Portanto, quando falamos de controle orçamentário, não o associamos à inflexibilidade que a expressão pode sugerir. Trata-se, antes, de um mecanismo que procura ajustar ao máximo a projeção com a realidade. Vejamos abaixo alguns passos que podem nos ajudar nesse sentido.
Não se distancie da realidade na elaboração do controle orçamentário do seu negócio
Ao elaborar e executar o controle orçamentário da sua empresa, é importante que as metas de cumprimento do orçamento sejam estipuladas sem perder de vista a real capacidade de alcançá-las.
Além de improdutiva e frustrante no curto prazo, essa distância entre o que se espera cumprir e o que se observa na prática não colabora para uma melhoria de desempenho da empresa a médio e longo prazo.
Criar mecanismos de controle mais flexíveis (mas nem por isso menos rigorosos) é mais eficaz até mesmo para contornar os imprevistos do meio do caminho.
Procure inovar seus processos contábeis
Não podemos falar de controle orçamentário separado da contabilidade. São os processos e relatórios contábeis que apontam a direção dos gastos e receitas da empresa.
É preciso, entretanto, que tais procedimentos sejam cada vez mais digitalizados para que os instrumentos de análise e controle do orçamento sejam mais confiáveis e precisos, aprimorando, com isso, o desempenho e o retorno do seu negócio.
Use a tecnologia a favor do seu orçamento
A transformação digital vem modificando profundamente as nossas relações e dinâmicas de trabalho. E, no caso do controle orçamentário, também não é diferente.
A digitalização de documentos como notas, cupons e recibos fiscais é uma solução indispensável nos dias atuais para uma análise mais ágil e eficiente dos gastos e receitas do período coberto pelo controle orçamentário.
A facilidade de compartilhamento desses documentos em nuvem pode garantir também mais segurança e transparência aos diferentes colaboradores envolvidos no planejamento financeiro.
Estabeleça uma periodicidade adequada ao seu negócio
Isso pode variar de negócio para negócio. O mais importante aqui é avaliar a periodicidade do controle orçamentário, sobretudo a partir do número de transações que a sua empresa realiza.
Costuma-se indicar que esse acompanhamento do orçamento seja mais frequente quanto maior for o montante de transações realizadas pela organização.
Os números são fundamentais, mas um ponto de vista analítico também
Se é impossível dissociar o controle orçamentário da contabilidade, nem por isso devemos excluir a importância de uma abordagem e observação analíticas de tudo aquilo que envolve o planejamento financeiro e seu acompanhamento.
Nem sempre, por exemplo, uma despesa superior ao que havia sido planejado para determinada área inicialmente equivale à má gestão dos recursos.
Por isso, quanto mais detalhado e justificado estiver cada item do controle orçamentário, mais justa será a adequação entre o que foi planejado e o que se concretizou.
Fonte: LABFIN.PROVAR – FIA
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